Curso de Excel | 2. Familiarizándonos por primera vez con Excel 2016

En esta lección del curso de Excel para principiantes abrimos Excel por primera vez y simplemente nos familiarizamos con él: qué son las filas y las columnas, qué hay en cada pestaña y qué partes vamos a usar de verdad en el curso (spoiler: pocas, porque es un curso básico).

Yo uso Excel 2016 en el vídeo, pero en Excel 2019, 2021 o Microsoft 365 los menús son prácticamente iguales.

Abrir un libro en blanco

Abre Excel desde su acceso directo y, en la pantalla de inicio, elige Libro en blanco. Ya tienes tu primera hoja de cálculo.

Filas y columnas

Lo primero es aprender el idioma de Excel:

• Filas: van de izquierda a derecha y se numeran (1, 2, 3…).
• Columnas: van de arriba abajo y se nombran con letras (A, B, C…).
• Celda: cada cuadradito donde se cruzan una fila y una columna. Se nombra con la letra y el número, por ejemplo B3.

La pestaña Inicio

Es la más importante y la que más usarás. Desde aquí cambias el aspecto de todo lo que escribes: tipo y tamaño de letra, negrita, cursiva, subrayado, colores, y alinear a la izquierda, al centro o a la derecha, como en cualquier editor de texto.

Estilos de celda

Si escribes, por ejemplo, Nombre y Apellido en la fila 1, puedes seleccionar la fila (clic en su número) y aplicarle un estilo de celda: fondo naranja, letra blanca… Solo cambia la estética, no hace nada más.

Seleccionar toda la hoja

Quédate con este botón porque lo usarás mucho: el triangulito de la esquina superior izquierda, donde se cruzan las letras y los números. Un clic y seleccionas la hoja entera. (También vale Ctrl + E en Excel en español.)

Dar formato como tabla

Con la hoja (o una parte) seleccionada, pulsa Dar formato como tabla y elige un diseño de colores. Si la primera fila son títulos, marca La tabla tiene encabezados y acepta. Si lo aplicas a la hoja entera, Excel avisará de que puede tardar: marca No volver a mostrar y acepta.

Las demás pestañas

• Insertar: de aquí usaremos sobre todo Imágenes, por ejemplo para poner el logo de tu empresa en una factura. El resto es ya Excel avanzado.
• Disposición de página (en Excel 2016, Diseño de página): muy importante para imprimir. Aquí eliges la orientación (vertical u horizontal) y los márgenes. Yo, en todo lo que hago con Word o Excel, uso siempre márgenes estrechos para aprovechar el folio A4.
• Fórmulas: salvo algún detalle, en un curso básico casi no la tocaremos. Las fórmulas sencillas las escribiremos a mano.
• Datos: sirve para conectar la hoja con bases de datos (por ejemplo, Access). Nivel avanzado: nos olvidamos.
• Revisar: ortografía, sinónimos y la opción de proteger la hoja para que nadie la modifique.
• Vista: la vista Normal es con la que trabajaremos. La vista Diseño de página te enseña cómo quedaría la hoja en un folio A4, muy útil para ajustar las facturas más adelante.

El menú Archivo

La primera pestaña, Archivo, tiene lo de siempre: abrir, crear, guardar y guardar como (también en PDF o como plantilla) e imprimir, en papel o a PDF. Para salir de ahí, pulsa la flecha de volver de arriba a la izquierda.

Preguntas frecuentes

Mi Excel no se parece al tuyo

Según la versión y el tamaño de la ventana, la cinta de opciones se ve algo distinta, pero las pestañas y los botones son los mismos. Si la cinta desaparece, haz doble clic en cualquier pestaña (o pulsa Ctrl + F1).

¿Necesito pagar Office para seguir el curso?

No necesariamente: la versión web gratuita de Excel (entrando con una cuenta de Microsoft) o LibreOffice Calc sirven para casi todo el curso. Las macros de las últimas lecciones sí necesitan el Excel de escritorio.

En la siguiente lección ponemos esto en práctica creando una agenda semanal con colores, encabezados fijos y lista para imprimir. ¿Dudas? En los comentarios.