Curso de Excel | 10. Macro para GUARDAR HISTORIAL de Facturas

En esta lección del curso de Excel hacemos una macro un poco más avanzada: un botón Guardar factura que copia la factura a una segunda hoja, el historial de facturas, dejando siempre la más reciente arriba.

Mi consejo: haz los pasos uno a uno y en el mismo orden. Mientras grabas, la macro apunta todo lo que haces, así que un clic de más también se graba.

1. Duplicar el botón

Para que el botón nuevo tenga el mismo aspecto que el de imprimir:

1. Mantén pulsado Ctrl y haz clic en el botón Imprimir factura (así se selecciona sin ejecutarse).
2. Ctrl + C y Ctrl + V: tienes una copia. Muévela un poco más abajo.
3. Cámbiale el texto por Guardar factura.

2. Crear la hoja del historial

1. Abajo, doble clic en el nombre de la hoja y llámala Plantilla de factura.
2. Pulsa el + de al lado para añadir una hoja nueva y llámala Historial de facturas.
3. Vuelve a la hoja de la plantilla.

3. Cuenta las filas de tu factura

Mira en qué fila está la línea negra que pusimos al final. En mi caso es la 36, así que mi factura ocupa 36 filas. La tuya puede tener alguna más o menos: apunta tu número.

4. Grabar la macro

1. Ctrl + clic en Guardar factura, clic derecho → Asignar macro.
2. Nombre: Guardar_factura (con guion bajo, sin espacios). Macros en: Este libro. Pulsa Grabar y Aceptar.

Desde aquí, todo se graba:

3. Ve a la hoja Historial de facturas.
4. Desde los números de la izquierda, selecciona las filas 1 a 36 (tu número de filas). Clic derecho encima → Insertar. Así se abre hueco arriba para la factura nueva y las anteriores bajan.
5. Vuelve a la Plantilla de factura y selecciona toda la factura, desde la línea negra hasta arriba del todo y a todo lo ancho.
6. Ctrl + C (sale el borde verde discontinuo).
7. Ve al Historial, haz clic en la celda A1 y pulsa Ctrl + V.
8. Vuelve a la Plantilla, pulsa Esc para quitar la selección y haz clic en una celda libre de la derecha.
9. Detén la grabación con el cuadradito de abajo a la izquierda.

5. Ajustar el historial

En el historial la factura aparece con otros anchos de columna. Ajusta las columnas para que se vea igual que la plantilla (con Vista → Vista previa de salto de página verás los límites del folio) y haz muy finita la fila de la línea negra. Solo hay que hacerlo una vez. Guarda.

6. Probarlo

Rellena una factura nueva (por ejemplo, la 1001, con otro cliente y otros productos) y pulsa Guardar factura. En el historial verás las dos: la más reciente siempre arriba. Cada clic guarda una copia, así que si pulsas cinco veces tendrás cinco copias.

Ojo con la fecha: si usas =HOY(), en el historial se actualizará cada día. Mira la solución en la lección anterior.

Preguntas frecuentes

No me deja poner el nombre de la macro

No admite espacios ni empezar por un número: usa guion bajo, como Guardar_factura.

En el historial la factura sale cortada

Seguramente no seleccionaste todas las filas o insertaste menos filas de las que ocupa la factura. Borra la macro (Vista → Macros) y grábala de nuevo.

En la última lección hacemos el botón Nueva factura, que vacía la plantilla y sube el número de factura automáticamente. ¿Dudas? En los comentarios.