Curso de Excel | 11. Macro nueva factura y poner número de factura automáticamente

Llegamos a la última lección del curso de Excel. Hacemos un tercer botón, Nueva factura, que vacía la plantilla para el siguiente cliente y sube el número de factura automáticamente. Para eso escribiremos una sola línea de código a mano. Es muy sencillo, y te la dejo aquí para copiarla.

1. Vaciar el historial de pruebas

Si en la lección anterior hiciste pruebas, ve a Historial de facturas, selecciona las filas desde los números de la izquierda, clic derecho → Eliminar. Cuidado con esto si ya tienes facturas reales.

2. El tercer botón

Duplica un botón (Ctrl + clic, Ctrl + C, Ctrl + V) y llámalo Nueva factura. Yo los ordeno así, que es el orden de trabajo:

1. Guardar factura (al historial).
2. Imprimir factura (papel o PDF para el cliente).
3. Nueva factura (limpiar y pasar al número siguiente).

3. Grabar la parte de borrar

1. Rellena una factura de prueba para tener algo que borrar.
2. Ctrl + clic en Nueva factura, clic derecho → Asignar macro. Nombre: Nueva_factura. Macros en: Este libro. Grabar y Aceptar.
3. Borra con Supr cada dato del cliente (nombre, dirección, ciudad, CP…).
4. Selecciona la columna de Cantidad de la tabla y pulsa Supr. Haz lo mismo con Descripción y Precio. No borres la columna de totales: tiene las fórmulas.
5. Detén la grabación.

Pruébalo: escribe cualquier cosa, pulsa Nueva factura y todo se vacía.

4. Sumar 1 al número de factura (código)

1. Ctrl + clic en Nueva factura, clic derecho → Asignar macro, elige Nueva_factura y pulsa Modificar. Se abre el editor de Visual Basic (también con Alt + F11).
2. Verás el código que Excel ha grabado: varias líneas con ClearContents (borrar contenido). Colócate al final de la última línea, antes de End Sub, y pulsa Intro.
3. Escribe esta línea, cambiando J3 por la celda donde está tu número de factura (letra en mayúsculas):

Range("J3").Value = Range("J3").Value + 1

Significa: “el valor de J3 pasa a ser el valor de J3 más 1”. Al pulsar Intro, el editor corrige solo mayúsculas y minúsculas.

4. Pulsa el disquete de Guardar del editor y ciérralo.

Extra: que ponga también la fecha de hoy, fija

Como te conté en la lección 9, =HOY() hace que las facturas del historial cambien de fecha cada día. Solución: añade debajo esta otra línea, cambiando J4 por la celda de tu fecha. Cada vez que pulses Nueva factura escribirá la fecha de hoy como valor fijo:

Range("J4").Value = Date

5. Probarlo todo

1. Pon 1 como número de factura, un cliente y un producto, y pulsa Guardar factura. En el historial aparece la factura 1.
2. Pulsa Nueva factura: se vacía y el número pasa a 2.
3. Rellena otra, guárdala, y en el historial tendrás la 1 y la 2.

6. El símbolo del euro

Algo que se me olvidó en los vídeos anteriores: selecciona las celdas de Precio, Total, base imponible, IVA y total, y en Inicio pulsa el botón de formato de moneda (el del billete) y elige € (o la moneda de tu país). Guarda la plantilla.

Preguntas frecuentes

Me sale un error al pulsar Nueva factura

Revisa la línea que escribiste: comillas rectas, la celda entre comillas y en mayúsculas (“J3”), y que esté antes de End Sub. Si la celda del número está combinada, usa la primera celda de la combinación (la de arriba a la izquierda).

El número no sube

Comprueba que la celda tiene un número y no texto (por ejemplo, 1000 y no Nº 1000).

Fin del curso

¡Enhorabuena! Has visto la base de Excel: un poco de diseño, fórmulas y macros, y te llevas una plantilla de facturas que funciona. Si quieres seguir, tienes el curso gratis de Word. ¿Dudas? En los comentarios.