Curso de Excel | 9. Macro para IMPRIMIR + Poner fecha automáticamente

En esta lección del curso de Excel hacemos nuestra primera macro: un botón que imprime la factura (en papel o en PDF) con un solo clic. Antes, un par de retoques en la plantilla, y al final, la fecha automática.

1. Retoques en la plantilla

• Título “Datos del cliente”: clic derecho en el número de la fila de encima de los datos del cliente → Insertar. Hazla un poco más alta, combina unas celdas y escribe Datos del cliente, centrado, en negrita, fondo azul, letra blanca y Bordes externos.
• Una línea negra al final: justo debajo del total (en mi caso, la fila 36), haz la fila muy finita y ponle fondo negro. Marca el final de la factura y nos servirá en la lección del historial.

Comprueba en Archivo → Imprimir que la factura entra entera en el folio A4.

2. ¿Qué es una macro?

Una macro es una serie de acciones que Excel graba y luego repite solo, con un clic. Lo más fácil es grabarla: le das a grabar, haces los pasos a mano, paras, y Excel los apunta.

3. Crear el botón

1. Insertar → Cuadro de texto y dibuja un rectángulo a la derecha, fuera de la factura (así no sale al imprimir).
2. Escribe dentro Imprimir factura.
3. En la pestaña Formato de forma elige un estilo (yo uso un naranja degradado).
4. En Inicio, centra el texto, alínéalo en el medio, hazlo más grande y en negrita.

4. Grabar la macro de imprimir

1. Clic derecho en el botón → Asignar macro.
2. En Nombre de la macro escribe Imprimir. Si usas varias palabras, séparalas con guion bajo (Imprimir_factura): no admite espacios.
3. En Macros en, elige Este libro.
4. Pulsa Grabar y luego Aceptar. Abajo a la izquierda verás un cuadradito: Se está grabando una macro.
5. Ahora haz lo que quieres automatizar: Archivo → Imprimir, elige la impresora (yo, Microsoft Print to PDF para sacar un PDF) y pulsa Imprimir. Si es PDF, ponle nombre, elige carpeta y guarda.
6. Pulsa el cuadradito de abajo a la izquierda para detener la grabación.

Haz clic fuera del botón. Al pasar el ratón por encima verás una manita: haz clic y la factura se imprime sola.

Ojo: la macro recuerda la impresora que elegiste al grabarla. Si la grabaste con Microsoft Print to PDF, siempre sacará PDF.

5. La fecha automática

Borra la fecha que escribiste a mano, haz clic en su celda y escribe:

=HOY()

Intro: aparece la fecha de hoy y se actualizará sola cada día que abras la plantilla.

Un aviso que no está en el vídeo: =HOY() cambia siempre, también en facturas ya hechas. Cuando en la próxima lección copiemos cada factura al historial, la fórmula viaja con ella y todas acabarían mostrando la fecha del día en que abras el archivo. Tienes dos soluciones:

• A mano: en la celda de la fecha pulsa Ctrl + , (Ctrl y la coma): escribe la fecha de hoy fija, que ya no cambia.
• Automático: en la última lección te doy una línea de código para que el botón Nueva factura ponga la fecha fija él solo.

Preguntas frecuentes

Al abrir el archivo, los botones no hacen nada

Si ves una barra amarilla que dice Las macros se han deshabilitado, pulsa Habilitar contenido. Y comprueba que el archivo está guardado como .xlsm.

¿Cómo modifico el texto del botón sin que se ejecute la macro?

Mantén pulsado Ctrl y haz clic en el botón: queda seleccionado sin ejecutarse.

En la siguiente lección creamos una macro para guardar un historial de facturas. ¿Dudas? En los comentarios.